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仕事のミスが多い理由は進め方です!脳科学で仕事ができる人に大変身

「同期と比べて明らかに自分は仕事のミスが多い」

「慎重に仕事をしているのになぜミスしてしまうんだろう。」

一生懸命仕事をしているのにミスが続いてしまうと「もうイヤだ」と泣きだしたくなりますよね。

何度も見直して、一つ一つ確認しながら業務をしているのに、なぜか必ずと言っていいほどミスをしてしまうと、心底自信をなくしてしまいます。

「なんで私はこんなにも出来が悪いんだろう」と自分を責めてしまいますし、周囲の人から信用されなくなったらどうしようという不安もでてきますよね。

ではなぜあなたは仕事のミスが多いのでしょうか?

あなたが慎重に仕事をしているのにも関わらずミスを連発してしまうのは、仕事の進め方に問題があることが考えられます。

ここではミスばかりしてしまう人が、ミスしなくなる仕事の進め方を紹介しています。

この方法はマニュアルを作るというような表面的な対処法ではなく、もっと脳科学や心理学を利用した本質的な改善策となっています。

脳科学や心理学を理解し、抜本的にあなたの思考回路を変えることで、これまで起こしていたようなケアレスミスを確実に防ぐことができるようになりますよ!

憶測で行動しない

自分の憶測で行動せずに、必ず確認する癖を作りましょう。

ミスが多い人に共通する特徴に、憶測で行動してしまうというものがあります。

「普通に考えてこうでしょ」と自分の中の常識に当てはめて判断してしまったり、「○○って言っていた気がするな」と確実性のない記憶をもとに判断してしまったりしていませんか?

そのように判断してしまっている時の多くは、無意識のうちに自分の憶測なのか確実な事実なのかが混同してしまっています。

そのため確実に裏どりができているわけでもないのに、「○○に違いない」と自分で思い込んでしまっており、その結果ミスしてしまうのです。

まず「普通に考えてこうでしょ」と自分の常識に当てはめようとするのは非常に危険です。

常識というのは、あなたがこれまで生きてきた人生の中で作られた一つの認識にすぎません。

そのため自分の常識の枠に当てはまらないことなんて沢山あります。

また、自分の常識に当てはめて考えるクセがあると、肝心な業務上の注意点などが抜け落ちてスルーしてしまうという問題も増えてきます。

そのため自分の常識の範囲内で「普通に考えてこうに違いない」という判断をするのは非常に危険なのです。

次に自分の記憶を頼りに判断するのも避けましょう。

人の記憶というのは翌日には75%消失するというのが科学的にも証明されており、非常に不確実なものです。

また記憶というのは、簡単にすり替わってしまうこともあります。

たとえば、事実はAさんからの伝言なはずなのに、Bさんに挨拶しないといけないという他のことを考えていると、Aさんへの伝言と記憶したはずがいつのまにかBさんに伝言するという風にすり替わってしまうこともあるのです。

こちらも心理学で証明されているので、自分の記憶を頼りにするのがいかに危険かが分かっていただけるかと思います。

そのためミスを防ぐためには記憶よりも記録を重視するようにしましょう。

何かを判断するときは、メモや、メールの文章などを確認することで、裏付けするようにしていかなくてはいけません。

ただここで注意したいのが、自分は無意識に憶測と事実を混同してしまっているということです。

無意識なので、当人は憶測を確実な事実だと錯覚してしまっているのです。

そのため何かを判断するとき、

・「普通に考えてこうでしょ」と自分の中の常識に当てはめて思ってしまっている

・自分の記憶を頼りに判断しようとしている

この2点がないかどうかを自分に問いかけるようにし、裏付けできる事実確認をするように意識しましょう。

この癖をつければ、自分の憶測や曖昧な記憶による勘違いを防ぐことができるようになりますよ。

メモを取り、見直す習慣を作る

ミスを減らすためにはメモを取る習慣をもち、そしてそのメモを見直す習慣をつくりましょう。

先ほど人の記憶がいかに曖昧か説明しましたね。

記憶によるミスをなくすためにもメモをきっちりとる癖をつけていきたいのですが、このメモは今後に活かせる取り方をしましょう。

説明を聞きながらメモを取っている場合、殴り書きになってしまい後から読むとなんて書いているか分からないなんてことありませんか?

そうなるとメモを取った意味がありません。

なので自分がとったメモが後から分からないだろうなと思ったときは、きれいに書き直しましょう。

その時に説明されたことを一つずつ思い返しながら書き直すと、復習もできてより理解が深まりますよ。

このようにして今後も使えるようなメモをとりましょう。

そして次回同じことをするときは、そのメモを見ながら行っていきましょう。

それを繰り返すうちに確実に仕事がこなせるようになりますよ。

事前の準備をしっかりする

ミスをしやすい人ほど、事前の準備をしっかりとしましょう。

自分なりに業務ごとに必要な物品の一覧表を作ると、抜けなく準備できるようになります。

その必要物品のリストを見ながら、抜けが無いようにチェックしながら準備しておくのです。

始めに準備しておくというのは非常に大切で、なぜなら完全に頭から必要物品が抜け落ちている場合、業務の途中で気づくというのは至難の業だからです。

もちろんそれがないと次に進めないという場合なら気づけますが、添付しなければいけない資料などの場合、紙が「忘れてるよ~」なんて言ってくれるわけでもないので、封筒に入れてしまったらその後指摘されるまで思い出すことができないということも多いです。

そのように記憶からスッポリ抜け落ちてド忘れしてしまうという状況を防ぐためにも、事前の準備をきっちり行うようにしましょう。
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イメージトレーニング、デモストレーションをする

焦ったり緊張したりすると頭がパニックになってしまうという人は、イメージトレーニングとデモストレーションを繰り返し行いましょう。

・お客様に説明する際に肝心なことを伝え忘れてしまう。

・緊張すると噛んでしまって、スムーズに話せない。

このようなタイプの人は、かっこよくスムーズに話している自分を想像してイメージトレーニングしましょう。

イメージトレーニングを繰り返していると、実際でも全く同じようにできるようになります。

もしイメージが沸きにくいという場合は、話すのが上手な先輩の真似をしましょう。

自分もその先輩になりきって、上手に話している姿を想像するのです。

ほら、出来そうな気持になってきませんか?

またイメージトレーニングだけでなく、実際に先輩や同僚にお客さん役をしてもらい練習してみましょう。

このような練習をデモストレーションといいますが、デモストレーションでは先輩や同僚に色んな質問をしてもらうことでよりリアル感をだしましょう。

そうすることで、予測していない質問がきたときにどう切り返したらいいかの練習もできます。

「何を聞かれるか分からない」「突っ込まれたらどうしよう」と思うと、余計に緊張してうまく話せなくなりますよね。

そのような人は、デモストレーションを通して物事に対する柔軟性をつけていきましょう。

そうすることで、お客様の前に出ても上手に会話できるようになりますよ。

業務の根拠を理解する

うっかりミスをしてしまう人は業務の根拠を理解した上で仕事するようにしましょう。

「なぜそうするのか」という根拠を理解していれなミスは防ぐことができます。

ミスが多い人は業務の手順ばかり覚えようとする傾向があります。

人の脳は無意識のうちに楽をしようとしてしまうので、手順で覚えている人は慣れてきたころに自己流にアレンジしてしまい、肝心な注意点が抜け落ちてミスをしてしまうのです。

それは<なぜ~しないといけないのか>を理解していないために「こんなの手間なだけじゃん。こうした方が早くできるよね」という思考が働いてしまったがゆえにおこります。

根拠を理解していないと、その業務の重要性やポイントは理解できず、それがミスの原因になります。

逆に根拠を理解してると、何に注意しないといけないのかという本質的な部分が分かっているので、業務を自己流にアレンジしたとしても押さえるべき点は押さえることができるためミスが起きないのです。

仕事が早いのにミスをしない人の多くは、業務の根拠を理解しているから押さえるべき点をしっかり押さえているのです。

あなたも、業務を覚える時は手順を追うのではなく「なぜこうするのか」という根拠を中心に覚えてみて下さい。

そうすると仕事のミスを劇的に減らせるようになるだけでなく、仕事を早く覚えられるようになりますよ。

仕事のミスをなくすだけでなく、仕事のスピードを圧倒的に早くする方法も知ることで、同僚と圧倒的な差をつけることができるようになりますよ!

仕事が早く出来るようになる方法はこちらで詳しく解説しています。

作業場は片付けておく

作業場は常にキレイに片付けておきましょう。

作業場が散らかっていると、想像以上に注意力が散漫してしまいます。

そのため何をしていなくても頭のコンディションが下がります。

また作業場が散らかっており十分に作業スペースが取れない場合は、仕事の効率自体悪くなりますし、大事な書類がどこかに紛れ込んでしまうというリスクもあります。

実際に仕事が確実で早い人ほどデスクの上は片付いており、仕事のミスが多く、そして遅い人ほどデスクが散らかっていることが多いです。

自分の作業場の散らかり具合は、自分の頭の中をそのまま映し出しているといっても過言ではありません。

ミスを減らしたいのであれば、自分のデスクを片付けるようにしましょう。

そうするとあなたの頭の中も一緒に整理整頓されるのが実感できますよ。

慌てている時こそ深呼吸

慌てている時こそ深呼吸しましょう。

時間に追われているという時こそ、ミスを起こしやすいです。

慌てていると冷静な判断ができなくなり、目の前のことを対処することで精一杯になってしまいますよね。

そうなると仕事の全体像が把握できなくなるので、大事なことが抜け落ちてミスをしてしまうという事態に発展してしまうのです。

そのため慌てている時ほど自分を客観的にみて、「自分は仕事の全体像が見えているか?」と自分に問いかけてみましょう。

そして一度深呼吸して何に注意しなければいけないのか振り返りながら仕事を進めましょう。

また後からミスに気付いて焦ってしまうという状況の時も、さらなるミスを起こしやすくなりますよね。

すぐに修正できるミスならいいですが、お客様に迷惑をかけてしまったミスや損失が出てしまったミスの時は頭がパニックになって、他の仕事のことなど頭から吹っ飛んでしまうと思います。

しかしそうなると、さらなるミスの原因になります。

なのでミスをした時もまずは落ち着いて、今一番に何をすべきかを自分に問いかけてみて下さい。

上司に報告する、お客様に電話するなど、色んな対処法が浮かんでくると思います。

冷静にその対処法をひとつずつこなしていきましょう。

またその際も他の業務で時間制限があるものがないかを意識して、急がないといけないものは他の先輩や同僚に相談し協力を得ましょう。

ミスをしてしまったことは仕方ありません。

ミスをすると感情的に引きずってしまったり、頭がパニックになったりしますが、そうなると冷静な対処ができなくなりどんどん悪循環に陥ります。

そのため自分の感情を上手にコントロールしながら、最善の対処をすることに力を注ぎましょう。

時間に追われている時や、ミスに気付いて焦っている時など、慌てている時こそ深呼吸して冷静に判断できるようになりましょう。

これまでの自分のやり方に間違いがないか振り返ってみる

何度も見直して、絶対にミスはないと思っていたのにミスを指摘されるという人は、これまでの自分のやり方そのものが間違っているかもしれません。

覚えている業務方法そのものが間違っていると、何度見直してもミスを指摘されるのは当然ですよね。

なので、まずは自分のやり方そのものを疑ってみましょう。

業務手順という根本的な間違いに気づくためには、しばらくは誰かに確認しながら業務を行うといいでしょう。

これまで当たり前のようにしていた業務も、「これってこういう方法でいいですよね?」と確認するようにしましょう。

もちろん社内にマニュアルがある場合は、そちらの見直しも大切です。

根本的なやり方に不備があるなら、そこに気付けた途端にミスはゼロにすることができますよ!
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ダブルチェックをする

書類の不備がないか、お金の管理に間違いがないかなどはもう一人の人と一緒にダブルチェックするようにしましょう。

人間の目というのはかなり不確かな物で、「こうだ」と思ったら間違いも正しいものだと思ってしまうのです。

本当は<山田太郎さん>への手紙なのに、<山本太郎>と書き間違えていたとします。

しかし、この時点であなたは<山本太郎>ではなく<山田太郎>と間違いなく書いていると思い込んでいる場合、<山本太郎>という文字を読みながら<山田太郎>と読んでしまうものなのです。

「そんなバカな」と思うかもしれませんが、人間の思い込みというのは白を黒だと思ってしまうくらいの影響力があるのです。

これは仕事ができるできない、先輩後輩関係なく、人間の脳がそういうものなのです。

そのため絶対にミスが許されない場面では、必ずダブルチェックをするようにしましょう。

またダブルチェックの際に気を付けたいのが、ダブルチェックする相手に不要な情報を与えないということです。

たとえば先ほどの手紙の例でいうと、ダブルチェックしてもらう相手に「ダブルチェックしてください。<山田太郎>って書いていますよね?」という具合に余計な情報を与えてしまうと、ダブルチェックする相手も「これは山田太郎さんへの手紙だ」という思い込みが生じてしまいます。

そのためダブルチェックする人間も<山本太郎>という文字を<山田太郎>と読み間違えてしまうのです。

こちらも「そんなのありえない」と思うと思いますが、こちらも人間の脳の仕組みがそうさせています。

実際に、医療の現場では常にダブルチェックが行われていますが、このような双方の思い込みによりダブルチェックが機能せず、ミスしてしまうというケースが生じています。

このようなミスを防ぐためには、ダブルチェックしてもらう相手には、先入観を与えるような情報は隠す必要があります。

今回の事例の場合なら「この封筒の名前、読んでもらっていいですか?」と聞くと、相手は何の先入観もなく読めるので<山本太郎>と読むことができ、この時点で間違いに気付くことができるのです。

ぜひ、人間の脳の仕組みそのものを疑うようにして、ダブルチェックを徹底しましょう。

またその際は、相手に先入観を持たせないように、余計な情報を与えないようにしましょう。

自分のことを信用しない

先程の話の続きにもなりますが、仕事をする時は自分のことを信用してはいけません。

先ほど、人間の脳は思い込みがあるとミスに気付くことができなくなるという説明をしましたね。

自分の中の「~なはず!」という思いがあればあるほど、何度見返してもミスに気付けなくなります。

なので「自分の目は節穴だ」と自分に言い聞かせるくらいの気持ちがないとミスに気付くことはできないのです。

常に自分を疑う気持ちを忘れずに「本当にこれで良かったの?」「自分の記憶は正しいの?」と自分に問いかけて確認するようにしていきましょう。

とくに「今日は順調だな」と思っている時ほど要注意です。

ミスが多い人は、そのような時は何かをスポッと忘れている可能性が高いです。

あなたも「今日はやたら早く仕事が片付くなぁ」と思っていたら、大事な案件をまるごと忘れていただけだった。なんて経験ありませんか?

人間そんなものです。

そのため順調に物事が進みすぎる時も「何か抜けてないかな?」と立ち止まるようにしてみてくださいね。

信用できる先輩に確認する

少しでも不安がある、迷いがあるという時は必ず頼りになる先輩に確認しましょう。

「どっちだったかな。。。Aだったと思うんだけどなぁ。誰かに聞きたいけど、みんな忙しそうだしな。もうAでいいだろう」という時に限って大概ミスをします。

勘で上手くすり抜けられるほど、神様は甘くありません。

もしかすると、そのような時に限ってミスにつながるのは神様が「そんないい加減なことをしたらダメですよ!」と忠告しているのかもしれませんね。

少し話がそれましたが、周りに確認できる人がおらず自己判断をしてしまったという時に限って、ミスにつながってしまったというのはよくある話です。

なのでそのような時ほど、「こういう時に限ってミスするんだよね」と立ち止まり、必ずだれかに確認するようにしましょう。

また、確認する相手は仕事のことを熟知している頼れる先輩を選びましょう。

相談相手が「え~どっちだったけ。たぶんAじゃないの?」という具合に曖昧な返事をした時は、その返事をあてにしてはいけません。

たとえそれが先輩であってもです。

もし先輩の意見が違った場合はあなたの責任になるのですから、そこは慎重になりましょう。

なので「たぶん○○。」とか「○○だったと思う」というような言い回しの人は確実性に欠けますので避けるようにし、「○○だよ」と確信のある返事をしてくれる先輩を探しましょう。

ミスを極端に怖がらない

ミスを極端に怖がらないこともミスをしないためには重要です。

極端な緊張状態になると頭の中が真っ白になり、冷静な判断ができなくなりますよね。

恐怖心は思考を停止させる力があるので、ミスを怖がれば怖がるほど視野が狭くなり結果的に他のミスをしてしまうのです。

そのためミスを極端に怖がってはいけません。

「ミスのことを考えないようにしても、考えてしまう。ミスをして怒られたら、、、と考えると怖くなってしまう」という場合は、漠然とミスを怖がるのではなく、どのようなミスが起こりえるのかを具体的に考えていきましょう。

漠然とミスが怖く感じるのは、その先にどのような事態が起こるのかが想像できていないからです。

具体的にどのようなことが起こりえるのかを想像すれば、どのような対策が必要かが分かるだけでなく冷静さを取り戻すことができるでしょう。

とくに、もしミスしても後から修正できるなと気付いたものに対しては何の恐怖心も感じなくなるでしょう。

私も昔は極度にミスを怖がっていました。

ミスを怖がる人に対して「ミスしても死ぬわけがないしって思ったら大丈夫だよ」というアドバイスがありますが、私は看護師なので少しのミスが人の命に関わることだってあります。

実際に、本当に危なかったミスをしたこともあります。

だから「ミスしても死ぬわけじゃないし」と開き直ることなどできません。

だけど、緊張すればするほど悪循環に陥ることを理解しているので、ミスが怖いと感じている時ほど客観的に自分をみるようにし、起こりうるミスを予測することで極端に怖がらないように心がけました。

そのように対処することで頭が真っ白になってしまうという状況に陥らなくなったので、ミスが怖くて頭が真っ白になってしまうという人は、具体的にどのようなことが起こりえるのかを考えるようにしてみてください。

そしたら取るべき対策がわかり、漠然とした恐怖心を消し去ることができるようになりますよ。

知ったかぶりをしない

ミスをしないためには知ったかぶりは絶対にしてはいけません。

もし「今さら知らないなんていえない。」という考えをもっているならば、そのような考え方はマイナスでしかないので捨ててしまいましょう。

分からないことが出てきたけど、今さらこんな質問をしたら怒られるかもしれないと思うと、なんとか自力で切り抜けたいと思ってしまいますよね。

看護師の世界も先輩方が怖いので、そのような状況になった時に自己判断をしてしまう新人さんがいるのですが、大概そのような時に限ってミスします。

知ったかぶりは、細かい注意事項などもすべて抜け落ちた状態で突き進むことになるので、非常に危険なんです。

そのため分からないことは素直に「わかない」と言うようにしましょう。

ミスをしてから「あなた知らないくせにやったの?」と怒られるのと、事前に「そんなことを知らないの?」と怒られるのとでは、どちらの方がショックが少ないか想像してみてください。

間違いなくミスする前に確認をとって怒られる方がマシですよね。

なので知ったかぶりはしないようにしましょう。

もし「今さら聞きにくいな」と思う時は、「ちょっと、ド忘れしちゃったんですけど、これって○○でしたっけ?」という具合に質問するのも一つです。

もちろん言い訳でしかないのですが、このように質問すると怒られる確率がグッと下がるので、聞きにくいなと感じた時は取り入れてみてくださいね。
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基礎知識を身に付ける

ミスをなくすためには基礎知識を身に付けることも重要です。

自分の業務そのものだけでなく、その仕事をする上で必要となる基礎知識というものがありますよね。

とくに専門職の場合は基礎知識の有無がミスの多さに直結するといっても過言ではありません。

看護師の場合は、業務以前に患者さんの病気の仕組みなどを理解していないと何に注意しないといけないのかさえ分かりません。

以前、非常にミスが多い新人の子がいたのですが、その子がミスをした時になぜミスをしてしまったのかを突き詰めていくと、患者さんの病名を把握していなかったということが判明したことがありました。

信じがたい話ですが、入院患者がなぜ入院しているのか、どんな病気で入院しているのかを知らなければ注意事項なんて分かるはずもありません。

そのような状況で、表面上の業務を一生懸命したところで大事な注意点は全て抜け落ちているので気を付けようもなくミスをしてしまったのです。

基礎知識がなければ、どんなに表面上の業務をこなそうとしてもミスを防ぐことはできません。

なぜなら、そこに潜むリスクさえ知らないのですから。

ミスを徹底的になくすなら、徹底的に基礎知識を身に付けることは必須です。

睡眠、食事などの自己管理をしっかりする

さいごにとても当たり前のことですが、睡眠や食生活といった自己管理はしっかりするようにしましょう。

ミスが多い人に限って、

・前日夜遅くまでお酒を飲んでいた

・朝食を抜いてきた

ということをします。

寝不足や空腹は脳のコンディションを下げるので、注意力が散漫になります。

注意力が散漫になると、当然ながらミスは増えてしまいます。

仕事をこなすには睡眠というのは非常に大切で、仕事が出来る人ほどよく寝ていたりします。

あなたはホリエモンこと堀江貴文さんが、一日8時間睡眠なのをご存知ですか?

他にもオバマ元大統領は6時間睡眠。マイクロソフトの創業者ビルゲイツは7時間睡眠です。

仕事をきっちりする人ほど、実は睡眠を大切にしているのです。

【いい仕事をするには、いい睡眠から】

夜はしっかり寝るようにしましょう。

また朝食を食べていないと、脳の糖分が足りないので頭が働きません。

脳のエネルギー源はブドウ糖という糖分なのですが、ブドウ糖は体内に貯蔵しておくことができないため、朝ごはんを抜くと仕事中は脳がエネルギー不足に陥ってしまうんです。

そのため集中力がなくなったり、イライラしてしまったりするので、仕事の質が下がってしまうんです。

脳をしっかり活動させるためにも、睡眠や食事といった自己管理はしっかりするようにしましょう。

さいごに

本文では、人間の脳や心理の仕組みからなぜミスが起こるのか、そしてミスを防ぐためにはどうすればいいのかを説明しました。

きっとあなたも日頃無意識のうちにやってしまっていたことも沢山あったことでしょう。

この無意識な思い込みに気付くことができれば、多くのミスを防ぐことができるようになります。

ぜひ防げるミスは徹底的に防いで気持ちよく仕事ができるようになりましょう。

もし仕事が辛い。もう逃げ出したい。という気持ちを抱えているのなら、こちらの記事も合わせてお読みください。

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