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仕事が遅い人もOOするだけで出来る人に!3倍速の仕事術を大公開

「自分では早くやっているつもりなのに、なぜか周りからは仕事が遅いって思われてしまう」こんな悩みを抱えていませんか?

職場の人に仕事が遅いことを指摘されると、とてもショックですよね。

真面目な人、丁寧な人ほどきちんと仕事をしているので、どうしても時間がかかってしまうのですが、職場ではそのような努力は見てもらうことができず「仕事が遅い人」という評価をされてしまうことがほとんどです。

しかし、単に「早くできるようになろう」「急いでしよう」と思っても、仕事が雑になったりミスが増えたりと本末転倒なことになってしまいます。

仕事が遅い人が業務を効率よくこなせるようになるためには、根本的な時間の使い方を工夫する必要があります。

ここでは、仕事が早い人が共通して行っている時間の使い方を紹介しています。

決して難しいことではなく、日々のスケジュールの組み方や、頭の使い方を真似するだけで、あなたも見違えるほど仕事をサクサクこなせるようになりますよ!

実践して職場のみんなを見返してやりましょう!

仕事を始める前に今日のやることリストを作る

まず、仕事にとりかかる前に今日あなたがすべきことをすべて書き出して「やることリスト(To Doリスト)」を作ってください。

あなたは

「もっと周りを見て動いて」

とか

「あなたは目の前のことしか見えていない」

なんてことを言われたことはありませんか?

仕事の遅い人は、仕事の全体像を把握せず、思いつくままに業務をこなしている傾向があります。

計画を練らずに自分が思いついたことや気になっていることを優先してしまっていること、そして時間管理をしないままに取り組んでいることが仕事が遅くなる大きな原因になっています。

そのため、まずは自分の今日すべきことをすべて紙に書き出してみましょう。

そうすることで、仕事の全体像が把握できるようになります。

今日の自分のゴールを決める

今日のやることリストができたら、自分のゴールを決めましょう。

このゴールは必ず期限を決め、内容も具体的にしてください。

例えば「17時までにリストの業務をすべて終わらせる」というような目標が理想的です。

ゴールが明確になっているからこそ、計画が生きてきます。

そのため計画を立てる前に、具体的な目標を意識してください。

優先順位を決める

今日のやることリストに優先順位を決めましょう。

緊急を要するものやミスが許されないものは、優先順位が高いものとなります。

そして明日にまわしても差しつかえないものは優先順位が低くなります。

もし優先順位が分からないなら、「できなかったときの代償」を想像してみましょう。

その業務が抜けることで会社に明らかな損失が出る、取引先からの信用が崩れるという場合は優先順位は高くなりますし、業務が抜けても具体的な損害が出ないのなら優先順位は低いといえます。

先の事を予測することで優先順位はグッと明確になりますよね。

優先順位をつける時に迷ったときは、ぜひミスしたときの代償を想像してみてくださいね。

一日のスケジュールを立て、時間制限を設ける

今日のゴールと優先順位が決まれば、それに合わせたスケジュールを組んでいきましょう。

始業時間から自分のゴール時間までの間に、すべきことを盛り込むのです。

この時に優先順位の高いものから、片付けるようにしましょう。

そして一つ一つの業務に制限時間を設けましょう。

「Aの資料は10分で仕上げる」「Bのデータ入力は30分で終わらせる」という具合に、一つ一つの作業に制限時間を設けながら、スケジュールにすべきことを入れましょう。

この時に「ムリ」「できない」は禁句です。

人は「やれる」「やろう」と思って取り組めば、意外とできるものなのです。

あなたはパーキンソンの法則というものをご存知ですか?

パーキンソンの法則というのは、人は時間があればあるだけすべて使ってしまうという法則です。

たとえば、いつも20分で仕上げている業務に対して、たまたま仕事が落ち着いており自分に30分の持ち時間があればなぜか30分かかってしまいます。

逆に忙しくて10分しかないという場合、いつもは20分かけて行っていた業務でも10分でできるようになるというのがパーキンソンの法則です。

このパーキンソンの法則を意識すれば、普段かかっていた時間を圧倒的に短縮することができるようになります。

そのため、ひとつひとつの業務に時間制限を設け、その時間で終わらせることを意識しながらスケジュールをこなしていきましょう。
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終了したリストは消していく

やることリストの中の終了した業務に関しては斜線で消していきましょう。

実は片付いた業務を消していくという作業は、仕事をはかどらせる驚きの効果があるのです

リストに書かれた業務が斜線で引かれていくのを見ていると、業務が片付いていっているということが目でみて分かります。

そうすると【業務が減っていっている】ということが脳に快感となり、どんどん仕事を片付けたくなるという心理状況になるのです。

そのため、リストをチェックしながら業務をすると脳を活性化させた状態で仕事ができるため能力もアップするのです。

このような脳科学を効果的に使うことも、仕事スピードをあげるためにはポイントになりますよ!

常に導線を意識する

業務を行う際は常に導線を意識しましょう。

あなたが動く範囲を最小限にすることで、無駄な時間を削減できます。

あなたはやることリストを持っているのですから、仕事のカテゴリー分けもできますよね。

そのリストをみて、A,B,Cという資料のコピーをしなければいけないのなら一度で済むようにします。

そうすることで、デスクとコピー機を往復する回数を減らすことができます。

また外に出る用事があるなら、外での用事も一度の外出で済ませれるように調整しましょう。

やることリストがあれば、このように効率よく一回の動作でまとめて業務を片付けることができます。

ぜひ導線を意識して無駄な動作をなくしていきましょう。

自分の作業スペースは整理整頓する

自分の作業スペースの整理整頓を徹底しましょう。

デスクが散らかっていると、作業そのものの効率が落ちますし、自分で思っている以上に集中ができていません。

そのため能力そのものも下がってしまっています。

しかも、のりやマーカーといった、必要物品がスムーズに取り出すことができない、ましてや毎回探すところから始まるようでは無駄な時間が発生してしまいます。

自分の最高のコンディションで効率よく作業するためにも、作業スペースは整理整頓しておきましょう。

後回しにせずにすぐに行動する

もし業務の途中で他の用事が増えた場合、それを後回しにしてはいけません。

もちろん導線を考えたうえで、後回しにするのはいいですが、やみくもに「後でします」というのはタブーです。

後にまわすことで、スケジュールに組み込まれていない業務がどんどん積もっていき、最終的に残業しなければいけなくなるのが目にみえています。

また、後に回すことでうっかり忘れてしまうというミスも発生します。

なので突如でてきた用事は後回しにせずに、その場で片付けるクセをつけましょう。

そしてその場で片付けながらずれたスケジュールを調整しなおし、目標時間までに終了できるようにしましょう。

このような時も「ムリ、残業決定だ」とすぐにあきらめずに、パーキンソンの法則を意識して取り組んでみてください。

そうすることで、意外と時間内に仕事を終わらせることができますよ。

受け身ではなく先読みを意識する

仕事が遅い人は、なにごとに対しても受け身な人が多いですが、早く仕事を片付けられるようになりたければ、先読みすることを心がけましょう。

受け身の人は業務の先を読んでおらず、「これしておいて」と指示されてから動き始めます。

しかし仕事の早い人というのは、業務をこなしながら、この先にどのようなことが起こり得るのかを考えているので、自分で「これもしておいた方がいいな」と考えて行動します。

人に気付いてもらってから行動するのと、自分で気づいて行動するのとでは、スタートダッシュが全然違いますよね。

受け身の人は行動を始める時点ですでに遅れをとっています。

なので仕事が早くできるようになりたいのであれば、今している業務の一つ先を考え「これもしておいた方が効率がいいな」「こうした方がミスが防げそうだな」など頭を使って仕事をしてみてください。

そうすることで、効率的なやり方が身に付き抜本的に仕事が早くできるようになりますよ。

分からないことはそのままにしない

業務で分からないことが出てきたときは、そのままにせずにその場その場で解決していきましょう。

分からないことをする時って、一番時間もストレスもかかりますよね。

しかし慣れたことをする場合は、初めての時の半分くらいの時間でできるものです。

なので分からないことをうやむやにやり過ごしたり、他人に丸投げしたりすることで、返って時間がかかってしまっているという場合も少なくありません。

本当は自分で理解して、自分で処理してしまうのが一番早く片付けられるのです。

そのため、自分がよく理解していない業務に当たったときは、次から半分の時間で片付けられるようになるためにも、その場で確認し自分の腹の中にしっかりと落とし込んでください。

知らないこと、よくわからないことが減っていくごとに仕事の能率は格段にアップしていきますよ。
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業務が覚えられないなら、根拠を意識してみよう

「業務を覚えるのが苦手」という人は、業務一つ一つの手順ではなく根拠に着目してみてください。

複雑な業務というのは覚えるのが大変ですが、覚えていないと周囲の人に聞きながらしたり、手順書を確認しながら業務にあたらないといけないため非常に時間がかかってしまいます。

そのため複雑な業務ほどしっかり覚えておきたいところですが、これがなかなか難しいですよね。

「何度聞いても覚えられないんです」という言葉が今にも聞こえてきそうです。

このように業務を覚えられないというあなたは、もしかすると「どのようにするか」という手順ばかりを覚えようとしていませんか?

実は手順だけを覚えようとすると、記憶するのは非常に難しくなるんです。

しかし「なぜこのようなことをするのか」という根拠を意識しながら手順を覚えると、自然と記憶することができます。

たとえば、「Aの資料とBの資料はセットで提出しないといけない」という手順だけで覚えるのではなく、「Aの資料は会社の控えでBの資料はお客様に渡す用。そのためセットで提出しないといけない」という風に「なぜセットで必要なのか」という根拠を理解しておけばセットで提出するということを忘れなくなります。

このように「なぜ~するのか」をしっかり押さえておくと、業務を覚えるのは非常に簡単になり、そして翌日には忘れているという状況にすらならないのです。

そのため業務を覚えるのが苦手という場合は、根拠に着目して覚えるようにしてみましょう。

根拠を理解すると仕事が早くなるだけでなく、ミスも減らすことが可能になりますよ。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

他人の言葉を引きずらない

他人からの指摘や冷たい態度は引きずらないようにしましょう。

女性の場合は、注意されると自分の人格を否定されたという受け止め方をする傾向があるため、メンタル的にもその後の仕事に影響しやすくなります。

周囲から「仕事が遅い」「できない」と言われたり、キツイ態度を取られたりしていると周囲の視線が怖く感じるようになり、さらに仕事が遅くなるという悪循環に陥ってしまいますよね。

そのような悪循環に陥らないようにするためにも、他人の言葉を引きずらないようにすることが重要です。

相手の言葉の論理的に役立つ部分だけ抜き取るようにし、その他の感情的な言葉は一切受け止めないようにしましょう。

「考え方は人それぞれ、相手はそのように思っているんだな」と一つの意見として受け流しておけばいいのです。

そのように受け流すスキルが身に付けば、周囲の人の目を気にせずに伸び伸びを仕事ができるようになるため、仕事のスピードをグッとあげることができるようになりますよ。

職場の人間関係に悩みを抱えているという場合はこちらの記事もご覧ください。

さいごに

仕事が遅い人は仕事の全体像の把握ができておらず、行き当たりばったりな進め方をしています。

またなんでも後回しにしてしまうから、仕事が片付いて行かないのです。

仕事の全体像を把握し、目標を決めてスケジュール管理をする。

導線を意識して動き、突如でてきた用事はその場で処理していくということを意識してみてください。

仕事の早い人というのは、無意識にこのような時間の使い方をしています。

あなたもそのような人になれるように、時間の使い方を意識してみてくださいね。

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